企业如何适应远程办公的世界

直到2020年，远程工作在一小部分科技公司中还是一种新的流行趋势。这种工作安排有望改变公司的运营方式一个行业已经开始出现了。各种猜测层出不穷关于它将如何改变获取人才的动机。

自新冠肺炎大流行开始以来，远程工作已不再是一种福利。这已经成为现实．各种规模和行业的组织都被迫采用远程工作——其中大多数都在努力适应远程工作带来的挑战。

远程工作的出现是突如其来的，而且在可预见的未来也不太可能消失。调查显示即使在疫情爆发之前，员工们也很欣赏在家工作的想法。因此，问题不在于企业如何恢复过去的工作，而是疫情结束后，企业如何适应远程办公。

在这篇文章中，我想探讨非远程公司适应当前形势和疫情后世界的三种方式。

帮助员工适应环境

乍一看，人们很容易认为远程工作所带来的挑战在很大程度上落在了公司的最高管理层身上，无论公司规模大小。仅仅通过在线渠道管理几十个人并不是一件容易的任务，它会严重损害参与这些任务的每个人的工作效率。

与此同时，人们很容易相信在家工作的好处主要落在了员工身上。他们的许多工作，包括销售、营销、工程或行政工作，都可以远程完成。为什么员工不愿意只穿着拖鞋和睡衣在家工作呢?

现实与这种naïve的看法不同。工作环境的改变会影响工作效率，无论是好是坏。20多年前，美国电话电报公司(AT&T)给它的员工有机会在家远程办公。当研究人员回来分析结果时，他们发现员工们很喜欢这种新的安排:87%的人相信他们的生产力和效率已经提高。

最近的一次德勤的调查在疫情期间进行的调查发现，超过70%的受访者认为自己在家工作效率更高或相同。只有25%的人认为这种安排会影响他们的工作效率。

但作为一个一辈子都在远程工作的人，我可以证明，远程工作的早期好处很快就会消失。就像一个真正大小隐藏在水下的小漂浮冰山一样，远程工作的挑战开始显现。

第一个体会是，在远程工作安排下，你是孤独的．对许多人来说，这对他们的心理健康有重大影响。一个2018年的调查48%和46%的受访者承认远程工作“孤独”和“孤立”。

在家工作还模糊了家庭和工作生活之间的界限，导致了非自愿的无薪工作。当你的家就是你的办公室，你的办公室就是你的家，你的生活就变成了你的工作。

最后一个考虑因素(仅适用于COVID-19疫情)是，在家工作的人必须处理家人(如果他们有家人的话)和其他分心的事情。带着Netflix账户在床或电视前工作可能会导致严重的工作效率问题，任何在家工作过的人都可以证明这一点。

在我看来，德勤的调查发现，受访的员工都在抱怨同样的挑战:

• 近50%的人不喜欢与同事和客户没有私人交流。
• 近20%的人因孤独而担心自己的心理健康。
• 约30%的人受到孩子或家庭的干扰。
• 近16%的人在家里没有指定的工作空间。

这个问题很大程度上是由于这种情况是被迫的。一旦员工可以决定在任何他们喜欢的地方工作，一些人会选择在家和办公室的混合工作，而另一些人则不会因为孩子在家里而分心。

尽管如此，从短期和长期来看，这都是一个需要解决的大问题。考虑实施以下一些想法，作为这些问题的短期缓解措施:

• 在一天中的特定时段，给员工一些与外界断开联系的时间．让他们在工作日中留出一段时间让他们离开电脑，不应该包括午餐时间。
• 通过Slack、Zoom和其他工具鼓励个人交流．考虑开发新的活动，比如每周设置一个小时，人们可以在Zoom电话上工作。
• 允许你的员工使用特殊的应用程序比如《自由》Brain.fm帮助他们对抗干扰，提高注意力。
• 报销员工的开支在家具和其他购买建立一个工作空间在他们的家里。
• 每周进行调查，跟踪员工的情绪积极主动地寻求改善结果中出现的任何消极情况。

你必须给予员工适应居家生活的能力。支持他们，尤其是那些公开表示不喜欢在家工作的人。

使您的流程适应遥远的世界

大流行造成的危机可能会让一些人认为这是一种暂时的情况，很快就会消失。很难否认，最终情况会恢复正常——即使这是一种新的常态．

无论未来发生什么——无论这是否包括未来的大流行或其他类似危机——有一件事是肯定的:你的员工可能会希望远程工作．远程工作不仅有内在的经济优势(比如办公租金更少)，而且有些人会要求在家工作，即使每周只有几次。

然而，对于员工来说，制定这种安排的问题在于企业文化。一个调查完成国际工作场所集团——办公空间巨头雷格斯的所有者——的调查发现超过50%的受访者认为他们公司不灵活的文化是实施这一政策的主要障碍:

调查还发现，全球四分之三的员工认为远程工作已成为“新常态”。

你需要明白这一点灵活性是新潮流，它不会回去。为了克服这些问题，您需要对您的工作操作采取长期的战略方法。

有数百种工具可以完美地适应远程工作环境。以下是一些你应该考虑在公司使用的热门工具:

• 团队沟通: Slack, Zoom, Microsoft Teams。
• 项目管理: Asana, Basecamp, concept。
• 生产力：Hubstaff，Zapier，织机．
• 文档:谷歌文档，融合，语法．
• 协作:谷歌Drive, Dropbox, Box。

我知道其中很多都是显而易见的选择——比如Slack、Asana和谷歌Drive。使用这些工具是一回事，但让它们培养和提高团队的生产力是另一回事。

例如，Slack就有数百种集成这可以使您组织中的每个团队的工作更有效率。Zapier增加了一组更加复杂和广泛的集成，您的团队成员可以使用这些集成来简化他们的工作。

更重要的是，你需要创建的习惯围绕着最有效的方式使用每种工具来促进协作和沟通。作为一个例子，我之前建议使用变焦调用，整个公司都可以公开交流。

这些激进的想法将与你的公司产生共鸣，克服人们在远程工作时面临的最常见的挑战。这种独特的、开放的沟通策略甚至可以成为独特的销售主张吸引顶尖人才到你的公司。

由于在线交流往往比面对面交流效率更低，为每一个可能的任务创建标准操作程序并且让组织中的每个人都可以轻松地使用它们。这将帮助你节省时间，提高整个组织的效率。从解释工具如何工作到人们如何最有效地使用它们，这些sop集中了解决方案，并简化了在适应期间可能出现的任何问题。

记得要有耐心．新的工作环境可能需要一些时间才能像以前那样工作。愿意尝试新的工具、想法和策略来改善团队沟通和协作。失败不应该成为问题。

最后,倾听你的员工了解他们对每一个新活动或工具的看法，并听取他们的反馈来改进你使用它们的方式。

鼓励开放交流

与现场工作相比，远程工作有一个很大的挑战:沟通．一项研究发现，面对面的沟通是有效34倍比电子邮件。Slack聊天和手机短信也有类似的情况。

作为一名领导者，你需要培养与所有相关人员开诚布公沟通的习惯。我之前分享的关于全公司范围的Zoom电话的想法只是一个想法;真正重要的是的态度向沟通。

一个缓冲区的调查发现,32%的员工认为他们的经理在远程工作时看不到他们的贡献有多大。26%的人还认为很难引起人们对他们发现的问题的关注。

这告诉你的是，积极主动的沟通态度是优先考虑的事情。你希望一对一地与团队成员接触，帮助他们适应新环境，并分享他们在这个过程中得到的任何反馈。建立呼叫应该是一种常见的活动——只要它们是合理的。

每周进行一次调查，看看人们在开始远程工作时遇到了什么挑战，或者在开始远程工作后面临着什么持续的挑战。根据收到的反馈采取行动，努力让每个人在家都能更好地工作。

结论

自大流行开始以来，企业日常运营的方式发生了巨大变化。即使疫情消失，它仍将对商业运作产生巨大影响。所以要适应新的环境，因为远程工作是新的常态。听别人说什么。使用Slack或Zoom是不够的。认真阅读员工的评论并做出回应。